Die Aufgaben des Arbeitgebers im BEM-Verfahren

Die allgemeinen Aufgaben des Arbeitgebers im BEM-Verfahren ergeben sich aus dem § 167 II SGB IX. 

Da es sich beim BEM um einen offenen, regulierten Suchprozess handelt, findet man nicht explizit genannt, was der Arbeitgeber im BEM zu tun hat. Das ergibt sich aus dem Verfahren an sich.

1. Die wichtigste Aufgabe ist, den Mitarbeiter so über das Verfahren zu informieren, dass er genau weiß, worauf er/sie sich einlässt und welche Folgen die Entscheidung hat. Dazu gehört die rechtliche Aufklärung inkl. Datenschutz.

2. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass der Datenschutz eingehalten wird. Alle Unterlagen sind in einer separaten BEM-Akte zu lagen (digital oder analog). Es darf keine Vermischung mit der Personalakte erfolgen. 
Diese BEM-Akte ist verschlossen aufzubewahren und nur die am BEM Beteiligten haben Zugriff auf das Dokument.

Des Weiteren muss er alle Beteiligte über die Verschwiegenheit aufklären und dazu verpflichten.

Achtung: Werden Führungskräfte am BEM beteiligt, so müssen diese zwingend vorab zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.

3. Er hat dafür zu sorgen, dass das gesamte individuelle Verfahren, aber auch der BEM-Prozess im Unternehmen strukturiert abläuft. Die Verfahrensschritte müssen klar benannt werden, so dass der Mitarbeiter transparent mitgenommen wird, denn es geht ja um ihn.

Das BEM findet immer mit dem Mitarbeiter und nie "über" ihn statt.

4. Das Gesetz verlangt, dass "Dritte" am Verfahren zu beteiligen sind. Der Arbeitgeber hat diese Angebote im BEM-Gespräch zu unterbreiten, so dass der Mitarbeiter entscheiden kann, ob er z.B. den Betriebsarzt mit bei seinem Gespräch dabei haben möchte oder nicht.

Wichtig: der Arbeitgeber bestimmt nicht darüber, wer am BEM-Verfahren teilnimmt, er muss aber die entsprechenden Angebote der Akteure unterbreiten und auf diese Unterstützungsmöglichkeiten hinweisen.

5. Alle Inhalte eines BEM-Gespräches müssen in einer Dokumentation festgehalten werden. Das geschieht meist in Form eines Protokolls. Dieses Protokoll wird nur in der BEM-Akte abgelegt und erscheint nicht in der Personalakte. 

6. Werden Maßnahmenideen entwickelt, so sind diese ebenfalls festzuhalten (Protokoll oder Maßnahmenplan). Alle Ideen müssen geprüft werden. Sie werden dann entweder umgesetzt werden oder mit entsprechender Begründung abgelehnt. Hierbei reicht es nicht, dass der Arbeitgeber sagt, "das geht nicht, das machen wir nicht." Die Begründung muss nachvollziehbar erkennen lassen, dass die Maßnahme eingehend geprüft wurde.

7. Werden geeignete Maßnahmen gefunden, so sind diese umzusetzen. Im Gesetz ist von "unverzüglich" die Rede. Es macht also Sinn, wie im Projektmanagement genau festzulegen: Wer macht was und bis wann? Anschließend erfolgt die Erfolgskontrolle: Haben wir mit dieser Maßnahme das Ziel erreicht, was wir zu Beginn des Verfahrens festgelegt haben?

8. Erreicht ein Mitarbeiter nach dem Ende seines BEM erneut die 42-Tages-Grenze, ist er also erneut länger arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber ihm erneut ein BEM anbieten.

9. Ebenso muss der Arbeitgeber im Rahmen des Datenschutzes auf die Löschfrist der BEM-Akte achten. Diese kann entweder an den Mitarbeiter herausgegeben oder vernichtet werden. Im Allgemeinen haben sich hier drei Jahre bewährt. Es gibt aber keine gesetzliche Regelung, die genau diesen Zeitraum festlegt. Daher kommt es auf die Argumentation an. Eine Fünf-Jahres-Frist wird manchmal mit der Analogie zur Heilbewährung einer Krebserkrankung verargumentiert. 

10. Es ist wichtig, dass der Arbeitgeber dafür sorgt, dass die von ihm mit dem BEM beauftragten Mitarbeiter auch entsprechend geschult sind. Ebenso wichtig ist es, die Führungskräfte mit ins Boot zu holen und im Rahmen einer Schulung über das BEM und ihre Rolle darin zu unterrichten.

Wünschen Sie sich Unterstützung beim Aufbau Ihres BEM-Prozesses oder bei der Begleitung der BEM-Verfahren? Dann sprechen Sie mich gern an.

Du willst mehr zum Thema BEM erfahren? Dann lies hier weiter...